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产品经理,教你一套工作安排与汇报的技巧

发布者: 91运营  1842

c2185962bf0d6f9c51951678d59cf44 产品经理,教你一套工作安排与汇报的技巧

 

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工作协调与汇报的重要性自不必多说,这是每个职场人都需要学习的技能。

 

这正印证了我最近看到的一句话,即一个人靠不靠谱,其实就看这三点:

 

“凡事有交代,件件有着落,事事有回音。”

 

接下来,我会根据自身的一些工作经验,教大家一套工作安排与汇报的技巧。

 

一、如何协调分配工作

 

先来说说工作协调配合。

 

工作中经常会遇到需要协作的事项,比如:领导下发给你一项工作,需要你和他人协作完成,这时候你可以:

 

  1. 用5w2h或WBS梳理下要做的各事项;
  2. 最重要是把他人要做的部分梳理清楚;
  3. 然后协调安排他人去配合执行。

 

这样做的好处是:

 

1. 先梳理工作而不立刻执行,能让你对此项工作思考周全和深入;

 

2. 先将需要他人合作完成的部分梳理清楚,并安排下去,能让你手里不会堆积太多工作;

 

3. 你也不会因为做自己那部分工作时,因为需他人配合的部分还未交代下去,而担心焦虑,无法专注;

 

4. 并行开展也有利于事情的快速高效完成,他人也会提前思考,着手处理,完成后反馈给你,也减少了你的记忆存储负担。

 

之所以强调先交代下去,再专注做自己负责部分的重要性,是因为现在公司尤其创业公司要做的事多且急,领导节奏快,不停的下发任务,一个接一个,恨不得一下子都完成。

 

所以,紧急机动工作,你无法一人完成的,且你手里也堆积了很多工作,一定要分配下去;不要造成你的手里堆积一堆工作,而下属工作不充实,甚至没事干的状态。

 

其实,这种现象对于执行力高的初级负责人,还是很普遍的,需要时间来改进和克服。

 

如果你是部门负责人,最高效的做法就是:把领导下发的任务,挑出你已驾轻就熟的部分,出个思路,1、2、3点派发给下属即可;下属先着手做,做完后,你来给出修改意见即可,别在自己手里积压任务。

 

比如:产品经理这一岗位,每天需求来源众多,文档方案、功能需求、用户体验反馈等等。

 

记录下来后,接下来就是找到可交代给技术、产品助理、UI等的工作内容,梳理思路,安排下去执行,并定期跟进或给对方一个初步提交时间即可。

 

再来拿平时工作中写文档来举例说明,比如:写一篇较复杂版本迭代的PRD文档,前提是还有其他的工作要并行进行。那么,该版本的背景、目标、用户需求、使用场景、功能规格和内容需求可由产品经理完成,剩下的结构层、框架层逻辑可交由产品专员完成即可。

 

毕竟一个高级产品经理,更重要的能力是趋势判断、产品规划、产品管理、数据运营等。

 

记住,做事情的边界很关键,无论时间边界还是范围边界,如果事必躬亲,你会无休止的重复已熟练的工作而陷入焦灼状态,未知领域又无法得到学习和锻炼。

 

协调任务、分配任务是一件需要学习的事请,做好了,可以使你减轻压力,事半功倍,随着职位的提升,这也是一直要学习精进的事情。

 

再来说说完美汇报工作的方法和如何汇报困难工作。

 

二、完美汇报工作的方法

 

之所以要强调向上汇报的重要性,因为你不汇报领导,自己做这件事情时也会心里没底、焦虑,而且领导也会和你一样。

 

这是正常现象——做不到合理的定期汇报,双方都会陷入焦虑,没安全感。

 

时间久了,领导会把他心里的优先级和预期成果,拿出来责问你怎么安排和执行的工作,而问题就在于你未定期汇报。

 

正所谓做事要有节点,有阶段计划,一般以一周或两周为单位,或者以一项任务的拆解几部分作为汇报节点。

 

即你计划做的每一件事,都要以质量高的工作汇报作为前提。

 

所谓质量高,不是都完成后再去汇报,而是定期汇报,汇报内容包括已完成、正在做、困难、解决方案、下步计划,这才是有进展的质量高的工作汇报。

 

记得刚入职公司时,会很频繁的和领导沟通,汇报进度,调整工作计划;而现在,更多的是管理团队,自己安排工作计划,也减少了汇报,领导也把权利和决策更多的交给自己。

 

但恰恰是现在,汇报工作才更加关键。

 

此时的领导不会再关注细节,但更关注整体和阶段工作的进展。定期汇报,且汇报要点,重要事情讲清楚,想让他了解到什么和进度如何,一定要说明白,由整体到局部,有主次之分,即整体、细节、主、次,拿出来你认为重要的部分去汇报。

 

我发现:汇报完工作,自己过后的几天工作状态会很好。汇报完,你就可以踏实的安排你的工作。

 

即使领导到时候有疑问,你可以有据可说,如你是怎么安排的,如果不合理,请求领导告诉你该怎么做,再调整。

 

千万不要被领导的焦虑影响,就像你影响到你的下属一样。

 

我发现:有时候问题真的不再下属身上,而是领导自己出现问题。

 

大部分的领导都会压力很大,上对高层,下对底层,焦虑便会一直存在,所以,他们通常会把这种焦虑转化到他人身上。

 

所以,接收“焦虑”的那个人,必须要有强大的心态,因为不是每次都会马上想到问题本质而快速调整好自己的状态。

 

所以,在你还没想清楚为什么领导会反应这么强烈的时候,怎样让自己心情不被影响?那就是对领导的态度不在乎,而是站在领导的立场思考本质问题,并将你的想法如实汇报,再按照他的安排调整即可。

 

你真诚的说出自己的想法时,领导也会感到愧疚。毕竟,作为一名足够负责和优秀的员工,领导是不会为一件小事而大发雷霆的。

 

况且,如果是业务技能掌握不透彻等造成的问题,那就接受这些不完美,毕竟你没有逃避自己的不足;它们带来的工作失误可以直说,你的态度是诚恳的,并表达会通过不断学习来精进。

 

我想:一位好的领导是期望看到一名坦诚并努力的员工的。

 

三、工作中的困难更要汇报

 

我观察过很多人向上汇报工作时,很少汇报工作中的困难部分和潜在风险。

 

我分析是:他们可能怕告诉领导后,领导误解自己故意夸大难度,抑或使领导怀疑自己的能力,抑或受到批评,从而逃避汇报工作中的困难。

 

首先,困难和潜在风险一定要汇报,这是肯定的;

 

其次,汇报的重点应该在你是经过权衡利弊选择的此种方案,而这种方案虽然执行起来困难大,但是你们会全力以赴克服,且努力将潜在风险降到最低;而不是单纯的汇报困难,而不给出领导你的A/B解决方案。

 

我想,给出解决方案的困难类工作汇报,不但让领导肯定你的能力,还会对你的工作态度赞赏有加。

 

而且,有时候,你觉得困难、纠结好久的问题,因为领导所站角度不同,可能一句话告诉你可以这么做,你内心疑虑便很快得到化解,也避免了挣扎所带来的时间流失。

 

领导的确喜欢能够独当一面、扛下事来的下属;但是,也要做到凡事有个交代。

 

Tips

 

  1. WBS法,梳理工作,再执行;
  2. 协同工作,他人优先;
  3. 定期汇报工作,整体到局部,主次要区分,已完成、正在做、完成时间、困难、解决方案、下步计划;
  4. 汇报工作要坦诚,工作困难如实汇报。

 

毕竟在单位,美好的一天应该以自己工作产物、想法与他人建立链接为起点。

 

把该安排给他人的工作安排好,需要向上汇报的工作梳理汇报,再开启自己一天的工作,这样你也不会陷入慌乱和焦虑。

 

所以,早晨上班,不要立马投入到工作执行中,而是先梳理工作,找到下属需要做的,并关注下下属工作进展,据此安排工作。

 

再看下整体进展,给领导汇报进度,让领导心里清楚你们的工作进展,再开始你自己一天的美好工作。

 

这就是好的职场人该有的状态,对上,定期汇报工作;对下,实时把控进度,合理安排工作。

 

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作者:夏若

来源:人人都是产品经理


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