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新手如何入门活动策划?看了你就明白了

发布者: 91运营  2909

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新手如何入门活动策划?看了你就明白了
新手要如何切入这个岗位?活动策划执行的流程是什么?

进入2023年以来,很多人会有这样一个感觉,活动出现井喷式的增长,大到各种品牌活动,小到各类宣传活动,而同时增长的,还有活动策划岗位。

据职友集数据,活动策划招聘需求量2023年较2022年同期对比增长83%,地区排名上海最高,占4.7%,其中不乏一些初次接触该岗位的。

那么新手要如何切入这个岗位?活动策划执行的流程是什么?

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01 精准的需求对接

接到一个活动项目之后,首要的就是进行需求对接,有需求才有落地。关于需求对接,可分为两部分,一是基础对接,二是要点对接。

基础对接是所有活动都需要了解的信息,包括时间、地点、形式、人数、规模和预算。

时间上若不能确定具体日期,可以框定一个时间段,以及了解清楚是早中晚哪一个节点;

地点需要知道某一个位置,一般来说,场地会在后期进行现场勘察;

形式主要是线上线下以及是否有确定的主题性活动,如事件营销、发布会、展览市集、品牌节事、演出庆典、赛事竞技、派对团建、会议会务、亲子活动、路演活动等;

人数上要了解清楚预备邀请的人数以及现场参与的人数是否有要求;

规模上,要明确是短线活动还是周期活动,以及需要达到的宣传高度;

还有最要紧的预算,巧妇难为无米之炊,根据预算来规划活动才能有的放矢。

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关于要点对接,我们常常会遇到两种客户,一种是不知道自己要什么,口头禅就是,“你们专业,按照你们的来”;另一种是明确知道自己要什么,甚至会提出一些活动的想法策略。

对于不知道要什么的客户,要学会怕抛砖引玉,寻找相似案例,慢慢让客户意识到要什么;对于知道要什么的客户,要学会见缝插针,在客户的侃侃而谈中,提出自己专业的想法和创意的点子,让客户不至于唱独角戏。

如果你苦恼在沟通时抓不到重点,那么可以试试 PREP 沟通法则。

PREP 沟通分为四个步骤:结论→依据→事例→重述结论,是一种结论导向的沟通方式。

P(point)观点:简明扼要,开门见山,让对方第一时间知道自己想表达的的观点。举例来说,就是先讲结论,经过与客户的初步沟通,为活动定性,如客户想要在端午节搞一场活动,你就可以提出,端午龙舟竞赛的赛事竞技活动。

R(reason)原因:提出理由和依据,支持你的观点。提出活动定性之后,向客户说明理由,可以从趋势层面,体育旅游在国内是一项新兴的旅游产品;从文化层面,赛龙舟是端午习俗;从落地层面,具备场地的优势等。

E(example)例证:拿出例证,用案例、数据等对观点进行强化。在阐明原因之后,就要用案例和数据来说话,案例可以是过去的优秀作品,新手小白没有案例积累,也可以搜索网上的参考。

在沟通间隙,迅速在手机上搜索案例,并为客户呈上能有说服力的案例照片。

P(point)观点:重申观点,再次强调重点。沟通的最后一步,再次重申结论,让客户加深印象。

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所谓磨刀不误砍柴工,前期花点时间把需求对接清楚,可以防止后期走错方向。

02创意的活动策划

活动策划岗的第二步,就是进行创意活动方案的打造了,光说不练假把式,活动形式就那么一些,要在小池子里玩出花,还是要在方案上下功夫打磨。

我曾经在鸟哥笔记写过一篇《被“挖呀挖”洗脑后,我总结出了创意策划方案的方法论》,大家可以去看看。

在这里,我简单描述一下写创意方案的步骤:

1.搜索模仿

我们常说的是,天下方案一大抄,就看你会抄不会抄;既然前方有巨人,何妨站在肩头看天下。

关于搜索,也是有技巧的,一要拆分关键词,关键词越细,搜索到的活动玩法也越广,比如端午龙舟是一个关键词,龙舟也是一个关键词;二要组合关键词,对,就是组合,就是将你的关键词注入想法,比如旱地龙舟,亲子龙舟,简单来说,就是在关键词前加入定词。

而搜索的渠道也很多,百度、小红书、抖音、微博、同行网站,但凡有内容的地方,就有搜索。

不要小看搜索,搜索其实就是一种灵感模仿,模仿可不是贬义词。

华莱士靠着模仿肯德基起家,目前已有上万家门店,年营收额也已超过6亿元,形成了自身的品牌。最初的时候,华莱士不管是店面装修亦或者是产品设计,基本上都是完全模仿着肯德基来做的。

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2.创新改编

在中国蓬勃发展的互联网行业,百度、微信等一些主流互联网公司,都是“先模仿、后创新”的成功典型,最早都是照搬国外样本后,经过本土化改造,和不断创新模式,最终不仅走在行业潮流前,很多创意还被西方国家所“模仿”。所以模仿是为了更好的创新。

关于创新改编,可以从三个方面入手:

一是思路上借鉴创新,在思路上,我们要首先去分析别人的方案,比如《浪姐》的成功打造,我们可以分析出巧用人设、文案赋能、话题选手、正能量导向等一些关键因素,那么在借鉴上,就可以从这几点入手。

在创新上,也可通过差异化思维寻找不同的切入口,比如,汽车产业从诞生开始,主流发展就是向动力、空间、舒适的方向不断创新,大、好、强等似乎成为汽车业竞争的标配,甲壳虫却提出“Think small (想想还是小的好)”的主张,挣得一席之地。

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二是形式上元素叠加,有的活动策划主打轻网红元素、有的则主导文化元素、还有的主打怀旧元素,可以通过元素叠加融合的方式来创新,将静态转变为动态,将动态转变为静态,都是创新,有时候还可以蹭热点。

如电视剧《九霄寒夜暖》中,融合了奇幻、探案、轻喜、爱情等丰富元素,多元素实现了较好平衡。虽然被网友戏称为“电子榨菜”,但将多元素叠加创新,多元素相互融合,达到辐射更多人群的效果,有效实现了同类型赛道上的创新突围。

三是视觉上迭代升级,主要是指美陈设计,可在他人的设计上融入地域特色、主题特色,通过造型、颜色、文字上入手进行改编。如很多出圈的网红路牌,一时风靡大江南北,就有很多的创新改编。

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再来看华莱士的案例,我们都知道华莱士的制胜法宝很简单,那就是便宜,华莱士从肯德基的劣势入手去创新,取得了初步的胜利。

再后来,华莱士扩张店面避开肯德基的选址模板,把市场的重心放到了三四线的城市,也正是因为如此,华莱士的店铺才能够在短时间内倍数增加。

所以,模仿会有一时的生命,但创新才是持续的生命。

03完善的预算控制

在活动方案确定之后,就是做预算了,将价格框定在可接受范围之内,这样才能达到双赢的效果。

在做预算上,我认为,分块进行是最合适的。一般来说,预算可以分为以下几个模块:

宣传推广:包括前期的宣传软文、后期的通稿及推广发布的渠道,各种活动多媒体(PPT、视频宣传片),还有主持稿的撰写等,相对来说,是以文字为主的一些工作;

现场美陈:可分为签到区域、展示区域、互动区域、舞美区域,每个活动的不同,预算细节也会不同,但大多数包含了舞台、背景桁架等必要元素;

道具租赁:包括场地租赁、灯光、音响、启动道具租赁等,这一类主要是罗列可以通过租赁或者外包实现的物料及物料费用;

物料采购:从开幕式到系列活动的采购,这一分块比较细节化,会有很多小东西,最好就是有2个以上的人进行核对,才能确保不遗漏;

印刷产品:邀请函、礼品袋、嘉宾证、席卡、活动手册、流程表、臂贴、海报等,通过印刷形成的活动物料;

执行人员:工作人员、演出人员、拍摄影像人员、主持人、礼仪等各种人工劳务费,有时还需要安保费用等;

其他杂费:水、工作餐、交通、临时运输及装卸、快递服务等,活动过程中,或许因为客户的要求,会产生一些跑腿费用等,钱虽小,但也要将其预留出来;

服务费:一般来说,是综合以上各种费用综合的10%-15%,当然,有些还会算上税费。

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根据活动的不同,还需要按实际情况来分哦。在进行预算控制时,要注意三点:

1.明确预算重点,要讲主要的预算,用到能够拔高整个活动的环节上去,比如很多公司将重头度放在开幕式上;

2.借力打力,做预算很繁琐,要学会使用历史数据,供应商的历史数据以及相类似活动的历史数据,如若是刚入行,则可以与有经验的前辈进行沟通,可套用数据模板来提高效率;

3. 学会记录,预算并不是一成不变的,会随着活动的调整而进行改变,那么就需要进行随时记录,不要搞混。

04有条不紊的计划

在确定了预算模块之后,接下去就是活动操作执行了,其实不难,但就是需要耐心和细心,在这一阶段,你要做好四张表格。一是时间进度表,二是人员分工表,三是活动执行表,四是细节检查表。

时间进度表,要倒推的手法,去安排时间,确保活动前,所有物料人员都能到位;

人员分工表,顾名思义,就是落实到人,每一项工作都有责任人,如一般的活动下设综合协调组、招商组、宣传组、现场组、安全保卫组、后勤保障组、机动组等,每个组需要有一个负责人,表中要备注所有人的联系方式;

活动执行表是活动当天的流程表,要越详细越好,包含的精确的时间,每个环节的用时及转场等;

细节检查表是在活动前,罗列需要彩排检查的工程和物料,如布展时间、货车通行时间、电源位置用电量、通行位置、网络接口、卫生间方向、AV串场彩排(灯光、音响、视频、音频)等。

由于活动不同,细节无法一一列明,但是把活动控制在计划内,大概率是不会出错的。另外,在活动中,要随时进行备份,有备无患。

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需要注意的是,活动结束后要记得物料的回收,很多物料是可以重复利用的。而活动复盘是必不可少的,复盘不仅包含活动现场,还要包含活动前期遇到的问题,这样可以避免下次活动再出现类似问题。

任何岗位,实操是最宝贵的经验,希望给新手们一点启示吧。


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